Tietosuojaseloste

18.05.2018

Tietosuojaseloste: Yrityksen Helpolle asiakasrekisteri                                                                

Rekisterinpitäjä / Rekisterin yhteyshenkilö

 

Nimi: Helpolle / Virpi Malinen

Osoite: PL58, 05801 Hyvinkää

Puhelinnumero: 040 933 01 24

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Rekisterin peruste, henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus.

Asiakasrekisteriä tarvitaan mm. asiakkaan yhteystietoja ja laskutusta varten.

Sosiaalihuollon ostopalveluissa noudatetaan lakia (9.2.2007/159) sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä ja lakia (254/2015) sosiaalihuollon asiakirjoista.

Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina seuraavia periaatteita:

-          henkilötiedot käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn henkilön kannalta läpinäkyvästi 

-          henkilötiedot kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla 

-          henkilötiedot ovat asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään 

-          henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja ajan tasalla. Kaikki käsittelyn tarkoituksiin nähden havaitut epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan

-          henkilötiedot säilytetään muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten 

-          henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia. Käytössä on Nappula-tietojärjestelmä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietoja ovat Henkilö-, yhteys-, laskutus- ja asiakastiedot.

Säilytettävä materiaali on luottamuksellista tai arkaluonteista.

Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavaa ei ole nimetty, koska tietoja käyttää vain yksi henkilö eikä toiminnan luonne sitä edellytä.

Tietojen luovuttaminen muille osapuolille

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta muille osapuolille. Mikäli tietoja luovutetaan, perustuu luovuttaminen rekisteröidyn suostumukseen (pyydetty erillinen suostumus) ja rekisteröidyn asioiden hoitamiseen.

Tiedot luovutetaan mahdolliselle toimeksiantajalle (esim. kunta) ulkoistamistilanteissa (ostopalveluissa).

Tietojen säilytys

Kerätty tieto säilytetään vain sen ajan, kun se on toiminnan kannalta merkityksellistä Nappula-tietojärjestelmässä.

Yrityksen suojatussa puhelimessa säilytetään asiakkaan puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaalta/potilaalta itseltään saadut tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja ei säilytetä tai luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin paperilla oleva materiaali säilytetään lukollisessa laatikossa / skannattuna Nappula-tiedostossa.

Rekisterin sähköinen materiaali säilytetään Nappula- järjestelmässä.

Tarkastusoikeus

Rekisteriin kirjatulla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat dokumentit siltä osin, että muiden rekisteröityjen oikeuksia ei loukata.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteriin kirjatulla henkilöllä on oikeus vaatia kirjauksen korjaamista. Mikäli kirjauksessa on molempien osapuolten toteama virhe, se tulee korjata välittömästi. Mikäli korjausta vaaditaan tulkintaan tai muutoin epäselvään kohtaan, korjausvaade liitetään korjattavan kohdan yhteyteen, mutta ei korjata.

Tietoturvaloukkaukset

Mahdollisten tietoturvaloukkausten osalta yritys on velvollinen ilmoittamaan asiasta valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa siitä, kun rekisterinpitäjä on tullut tietoiseksi tietoturvaloukkauksesta.

Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan myös loukatuille henkilöille.